L’écologie et plus précisément la réduction de notre empreinte carbone sont plus que jamais des sujets de préoccupation. Dès 2024 les entreprises françaises commenceront à passer à la facturation électronique obligatoire. On vous explique dans cet article ce que ça va changer et qui est concerné.
- Les factures électroniques deviendront obligatoires pour toutes les entreprises françaises à partir de 2024.
- Les particuliers pourront continuer à recevoir des factures papier s'ils le souhaitent.
- Les factures PDF ne seront plus suffisantes ; il faut utiliser des formats certifiés comme UBL XML, CII XML ou Factur-X.
- Utiliser un logiciel de facturation certifié est indispensable pour respecter la loi, sous peine d'amendes en cas de non-conformité.
La réforme des factures électroniques concerne toutes les entreprises françaises
Remis en novembre 2020, le rapport La TVA à l’ère du digital plaidait en faveur d’une généralisation de la facturation électronique et de la transmission numérique des données aux administrations de l’Etat.
Cette réforme visait plusieurs objectifs, dont :
- simplifier les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA
- et surtout améliorer la lutte contre la fraude (évaluée à 17 milliards d’euros en 2015)
L’article 26 de la loi de finances publié cet été a précisé le calendrier de transition vers ces processus de facturation digitalisé, et toutes les entreprises assujetties à la TVA devront s’y conformer progressivement entre 2024 et 2026.
Toutes les entreprises sans exception devront etre en capacité de recevoir des factures électroniques à partir du 1 er juillet 2024. Concrètement, cela sous entend donc l’obligation d’avoir au moins une adresse email utilisée à des fins professionnelles.
Toutes les entreprises soumises à la TVA devront ensuite émettre des factures numériques en respectant le calendrier suivant :
- 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises
- 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire
- 1er janvier 2026 pour les PME et les microentreprises
Notez que meme si les auto-entreprises ne sont pas soumises à la TVA au dessous du seuil de chiffre d’affaire annuel de 34 400 euros, elles devront donc tout de meme utiliser elles aussi un logiciel de facturation certifié en 2026.
Les particuliers recevront-ils encore des factures papier ?
Comme vous l’avez compris, cette réforme concerne donc les entreprises, et en particulier les factures émises entre entreprises, mais qu’en est-il pour les particuliers ? Pourrez-vous encore recevoir des factures papier si vous le souhaitez ?
Si les jeunes générations sont largement connectées, il n’en est pas de meme pour certains segments de la population, qu’il s’agisse des seniors ou des franges avec les revenus les plus modestes. En effet selon l’INSEE, seuls 93% des ménages avaient accès à internet en France en 2021, ce qui suggère que 2 millions de ménages ont au mieux un accès très limité à une boite mail.
Donc oui, en tant que particulier vous aurez encore la possibilité de recevoir des factures papier de vos différents fournisseurs meme après 2026 si vous le souhaitez.
Les factures PDF ne suffiront pas pour respecter la loi
Si vous êtes chef d’une petite entreprise ou meme auto-entrepreneur, vous vous dites sans doute que cette réforme ne vous concerne pas dans la mesure où vous envoyez déjà des factures PDF à vos clients.
Perdu ! Vos factures électroniques devront respecter la norme EN16931 qui regroupe pas moin de 164 données obligatoires.
Concrètement ces factures numériques devront etre émises à l’un des 3 formats suivants :
- UBL XML
- CII XML
- ou Factur-X (un format hybride constitué d’un PDF avec un XML en pièce jointe)
Autrement dit si vous émettez des factures PDF à partir d’un modèle Word, ou encore si vous utilisez un logiciel de facturation non certifié, vous allez devoir envisager de changer vos process à court terme.
Utiliser un logiciel de facturation certifié est devenu indispensable
La nouvelle loi sur les factures digitalisées est en fait la suite logique de la loi de Finances de 2016, qui impose déjà aux entreprises assujetties à la TVA d’utiliser un logiciel de facturation conforme.
Sans entrer dans des détails trop techniques (et assommants), les logiciels certifiés doivent respecter des conditions :
- d’inaltérabilité
- de sécurisation
- de conservation
- et d’archivage
L’objectif de cette certification est comme vous l’avez compris de simplifier les processus de controle de l’administration fiscale.
Si vous émettez des factures, vous avez déjà changé votre process à cause de cette loi sans le savoir. C’est en effet cette loi de 2016 qui interdit de modifier ou de supprimer des factures déjà émises et impose que les numéros de factures suivent une numérotation incrémentale.
Comment savoir si votre logiciel de facturation actuel est conforme ?
Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation ou un logiciel de caisse, il est important de vous assurer qu’il est conforme à toutes les exigences fiscales évoquées ci-dessus.
En ce qui concerne les logiciels de caisse ils doivent impérativement etre certifiés NF525.
Pour les logiciels de facturation, ils doivent certifier etre en conformité avec la nouvelle loi de lutte contre la fraude à la TVA et plus précisément l’article 286 du Code Général des Impôts (CGI).
Une certification NF203, dérivée de la norme internationale ISO 2505, permet également d’attester de la conformité des logiciels comptables informatisés avec la loi (L47A-I, L47A-II et L47A-III).
Quels risques si mon logiciel de facturation n’est pas certifié ?
Attention, utiliser une solution auto-attesté peut se révéler dangereux, car au final vous ignorez si elle respecte rigoureusement toutes les obligations règlementaires.
En cas de controle, si votre entreprise utilise un logiciel de facturation ou un logiciel de caisse non conforme, vous serez passible d’une amende de 7500 €. Après un controle vous aurez 30 jours pour migrer vers un logiciel en conformité et vous devrez alors présenter un certificat ou une attestation.
En résumé, ne tardez pas avant de vérifier que vous utilisez des outils 100% conformer avec la loi de Finance…
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